حفاظت اسناد
یکی از ارکان حراست سازمان می باشد که وظیفه آن حفاظت از اسناد و مدارک محرمانه سازمان می‌باشد.
برخی از وظایف واحد حفاظت اسناد به شرح ذیل است:
- طبقه بندی اسناد و مدارک برحسب درجه اهمیت و حساسیت با نظر تهیه کننده سند
- ایجاد بایگانی منظم موضوعی و پرسنل و تعیین چگونگی نگهداری و حراست از اسناد
- برنامه ریزی و تامین موجبات لازم در زمینه امور حفاظتی اسناد طبقه بندی شده
- استقرار سیستم مناسب جهت حراست و حفاظت از مدارک محرمانه، مخازن سئوالات و ...
- تهیه و تنظیم، تکثیر و نسخه برداری نامه های طبقه بندی شده، دستور العمل ها با نظر مسئول مستقیم
- انجام اقدامات لازم در جهت جلوگیری از افشاء غیرمجاز مذاکرات و صورتجلسات
- تهیه و تنظیم سیستم مطمئن بایگانی، ارسال مراسلات و گردش اسناد
- دریافت اسناد و مدارک محرمانه واصله از سازمانهای مختلف و حراست ازآنها براساس مقررات مربوطه
- آموزش و توجیه کارکنان در خصوص نحوه حفاظت از اسناد طبقه بندی شده
- پالایش اسناد راکد
- نظارت بر امحاء اسناد و مدارک و اوراق اداری